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Évènementiel

Pourquoi organiser des événements ?

Organiser un événementiel doit répondre avant tout à un objectif précis et s’intégrer dans la stratégie globale de communication de la marque. C’est une occasion de créer un lien et de partager une expérience/une émotion commune entre les organisateurs et ses invités dans un environnement contrôlé.

 

La communication se construit sur des relations de confiance

VP Strat, une agence qui a conceptualisé ses événementiels

Spécialisée dans les événementiels B to B sur-mesure, VP STRAT accompagne ses clients dans la conception d’événements. Pendant près de 15 ans, l’agence a développé un concept permettant de créer du lien, de la confiance et de l’enthousiasme pour élargir son réseau professionnel ou consolider l’existant que ce soit à destination de l’interne que de l’externe.

L’équipe de VP STRAT accompagne ses clients à la genèse du projet en travaillant de concert avec les organisateurs.

VP STRAT propose une offre clé en main qui repose sur une méthodologie conceptualisée et ajustée pour chaque demande.

 

Les 5 fondamentaux d’un événement réussi :

  • Se réunir en comité restreint pour faciliter la discussion et les instants de partages avec chacun de ses convives
  • Rassembler des personnes ayant des centres ou points d’intérêts communs pour faciliter l’échange et l’instauration d’un rapprochement plus personnel
  • Être emmener dans un univers nouveau (mais dans des conditions sécurisées et reconnues…) pour développer la confiance et l’ouverture à de nouvelles opportunités et possibilités
  • Faire quelque chose ensemble. Bien plus que partager un moment, le fait d’être acteur d’un événement est porteur, rapproche les invités entre eux et favorise la mémorisation d’une expérience commune
  • Enfin, partager une ÉMOTION est le point essentiel d’un événementiel réussi. Générer de l’affect permet d’ancrer un souvenir dans l’inconscient des participants et renforce les liens
Exemple evenements organisés par VP STRAT

Nos expertises de créateurs d’événements hauts-de-gamme

 

VP STRAT - evenementiel - accompagnement de projetUn accompagnement tout au long de votre projet

L’agence VP STRAT apporte son expertise dans la gestion des événementiels de l’initiative du projet à sa matérialisation. Créativité, rigueur, respect des délais et accompagnement sont les leitmotiv des équipes.

 

VP STRAT - evenementiel - concept sur mesureRecherche d’un concept

Après avoir déterminé les objectifs (faire du networking, accroître sa notoriété, remercier ses équipes, célébrer une inauguration …. ) et les cibles (clients, prospects, équipes internes, presse, officiels, …), VP STRAT définit un concept, une thématique et un format pour l’événement qui répond au mieux au cahier des charges.

 

VP STRAT - evenementiel - recherche de lieux activitésRecherche de lieux et d’activités

Chaque événementiel doit avoir sa propre identité pour exister et être mémorisé. VP STRAT propose des lieux et des activités en adéquation avec le concept établis et s’occupe de la négociation et des différents aspects logistiques.

VP STRAT - evenementiel - dateLa bonne date

VP STRAT conseille sur le choix de date et d’heure qui ont une place importante dans la réussite d’événementiels. En effet, il faut autant intégrer les disponibilités des lieux, des activités, des invités que les contraintes liées au calendrier (vacances scolaires, événements concurrents …)

 

VP STRAT - evenementiel - déroulé programmeMise en place d’un déroulé

Un événementiel est constitué de plusieurs temps forts qui donneront le tempo. VP STRAT guide chacun de ses clients dans l’élaboration d’un déroulé composé de temps de paroles (discours, annonce, présentation), d’activités, de cocktails/verre d’accueil… qui rythmeront ce moment de partage.

 

VP STRAT - evenementiel - gestion des prestatairesSélection et gestion des prestataires

La qualité du réseau VP STRAT lui permet d’avoir accès à des prestataires (traiteurs, photographes, cameraman...) haut-de-gamme qui rendront ces instants uniques et mémorables. L’agence propose des événementiels clés en main avec la gestion de ces nombreux intervenants extérieurs.

 

VP STRAT - evenementiel - creation des invitationCréation des invitations

Une fois que l'événement est défini et la sélection des invités établie, vient le temps de faire connaître son événement. Pour cela il est essentiel de créer une invitation voire d’un “save the date” en amont de l’invitation officielle pour inciter rapidement les convives à bloquer cette date dans leur agenda.

Une invitation, un “save the date” peuvent être numériques et/ou imprimés sur carton.

L’agence accompagne ses clients dans l’élaboration des messages et le design pour rendre l’invitation la plus lisible et impactante pour ses invités.

Via notre outils CRM (Customer Relationship Management), l’agence est en mesure d’envoyer des invitations électroniques à un nombre important d’invités et de gérer le suivi des réponses.

VP STRAT - evenementiel - suivi et gestion des invitationsSuivi et gestion des invitations

Tout au long de l’annonce de l’événementiel, l’agence VP STRAT suit l’évolution des réponses. Grâce au CRM il est possible de suivre le taux d’ouverture des invitations envoyées par e-mail et de les rapprocher avec les différents retours reçus pour adapter les relances e-mail ou téléphoniques en fonction des résultats.

7 à 10 jours avant le jour J les personnes ayant répondu positivement sont relancées pour transmettre les dernières informations utiles (date, adresse, présence de parking…) et confirmer leur présence.

 

VP STRAT - evenementiel - achat de goodiesAchat de goodies

Chaque événementiel étant unique et pour garder un souvenir de ce moment convivial, le choix d’offrir un cadeau ou goodie (objet sur lequel il est possible d’apposer un logo par exemple) peut être pertinent. L’agence VP STRAT conseille, sélectionne, devise et suit l’ensemble du processus de fabrication et/ou de commande de ces objets. Elle s’assure en parallèle de la bonne réception sur le lieu de l’événement de ces cadeaux ainsi que leur mise sous sac si besoin.

 

VP STRAT - evenementiel - presence equipe sur placePrésence sur place le Jour J

L’agence VP STRAT est présente le Jour J pour veiller au bon déroulé et permettre aux organisateurs de se consacrer uniquement à leurs invités. Elle maintient la cadence et s’assure que le planning des différents temps forts définis en amont de l’événementiel soit clairement respecté.

Exemples d’événements réalisés par VP STRAT

 

VP STRAT - evenementiel - VIPSoirées networking VIP

L’agence VP STRAT organise des soirées de networking VIP pour des hauts-dirigeants qui souhaitent rencontrer leurs invités dans un cadre insolite et prestigieux. Ces événementiels haut-de-gamme en comité restreint sont pensés pour optimiser les échanges et créer des liens de confiance et de l’enthousiasme entre les différents participants.

 

VP STRAT - evenementiel - interneÉvénements internes

Que ce soit pour remercier ou rencontrer les collaborateurs, accueillir des nouveaux arrivants ou tout simplement créer de la cohésion entre ses équipes, organiser un événementiel peut être un vecteur de dynamisme au sein de votre structure.

 

VP STRAT - evenementiel - billeterieOrganisations d’événements payants/ou non nécessitant une billetterie

Selon les besoins et pour faciliter la gestion des participants d’un événement, il peut être pertinent d’employer une plateforme comme Event Bride ou Weezevent. Ces billetteries en ligne permettent de gérer des événements gratuits ou payants avec un nombre important d’invités (dans le cadre de séminaires, conférences, spectacles, remises des prix). En effet, les fonds perçus sont centralisés avant d’être virés sur le compte bancaire défini, ce qui simplifie la gestion budgétaire. Par ailleurs, lors de l’inscription, les participants peuvent recevoir un billet personnalisé avec code barre/QR Code qui seront scannés le jour J et facilitera le pointage. Des outils complémentaires pour développer sa communication autour du dit événementiel, comme la création d’un mini-site, sont également mis à disposition.

Les équipes VP STRAT sont formées pour utiliser ces outils de gestion et accompagner chaque client dans l’optimisation de ses objectifs d’inscriptions.

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